Meine kleine Projekt-Checkliste

Besonders Projekte im Nonprofit-bereich scheitern gerne, weil schlicht und einfach nicht wirklich geplant wurde. Als Beteiligter hat man den Eindruck

  1. Der erste Schwung verpufft schnell, sobald etwas Stress im Alltagsleben vornansteht.
  2. Es fehlt irgendwie am „Spin“, nichts scheint von alleine zu laufen.
  3. Es gibt mehr und mehr „Hürden“, die ungeplant auftauchen.
  4. Erfolge werden nicht mehr wahrgenommen.
  5. Die Beteiligten verlieren das Interesse/die Motivation, es bewegt sich nichts mehr.
  6. Es bewegt sich nichts mehr, die „Massen da draußen“ verlieren das Interesse.

Was dann nach einer längeren Pause kommen muss ist Schadensbegrenzung.

Nonprofit Projekte können schneller entgleisen als Profits. Meistens ist die finanzielle Investition sehr gering bis gar nicht da und finanziell profitieren tut auch niemand. Da ist die Verantwortung schnell abgegeben, die ToDo-Liste archiviert. Etwas gutes tun (wollen), und dies dann aufgeben ist ja keine schlechte Sache per se? Ich denke schon. Mit etwas mehr Realismus bei der Projektplanung kann bei vielen Nonprofit-Projekten schon im Vorfeld Gefahren sondieren. Je solider man plant, desto flexibler kann man im laufenden Projekt auf Unvorhergesehenes und Veränderungen reagieren.

Hier gibt es meine Checkliste (PNG und html). Natürlich mache ich nie den ganzen Kram komplett durch – es ist aber hilfreich, sich die Fragen beantworten zu können.

projekt_checkliste

1. Idee

1.1 Briefumschlag-gekritzel

1.2 Reflexion: Pinnwand vs Papierkorb

1.3 Weiter spinnen und variieren

1.4 Projektskizze

1.4.1 Beispielstruktur

1.4.1.1 Ausgangssituation und Projekthintergrund

1.4.1.2 Projektzielsetzung

1.4.1.3 Projektnutzen und angestrebte Wirkung

1.4.1.4 Projektorganisation / Projektteam

1.4.1.5 Projektstruktur / Ablaufmodell

1.4.1.6 Aufwandsschätzung und Projektbudget

1.4.1.6.1 Eigenmittel

1.4.1.6.2 Förderung

1.4.1.7 Perspektiven

2. Kontextuierung

2.1 In welchem Umfeld kann ich ein Projekt machen?

2.2 Wer wäre am Prozess interessiert, wer am Ergebnis?

2.3 Wen spreche ich an?

2.4 Wie erkläre ich mein Projekt?

2.5 Was verspreche ich MIR davon?

3. Planung

3.1 Dimensionierung: In welcher Größe scheint das Projekt sinn/wirkungsvoll und auch realistisch zu sein?

3.2 Ressourcen

3.2.1 Habe ich genug Menschen (die auch anpacken) für das Projekt an der Hand?

3.2.2 Wie viel Geld, Material, Raum wird benötigt?

3.3 Ziele: MESSBARE Ziele definieren!

3.4 Zeit: wie viel Vorlaufzeit, wie viel „Projektzeit“ wird benötigt?

3.5 Schritt für Schritt

3.5.1 Projektphasen, Meilensteine

3.5.2 Ablaufplan

3.5.2.1 Gantt-Ablaufplan

3.5.2.2 Ablauf-Diagramm

3.6 Projektstruktur

3.6.1 PSP

3.6.2 Logical Framework Approach

3.7 Teamstruktur

3.7.1 Brauchen wir eine Hierarchie?

3.7.2 Wie werden Entscheidungen getroffen?

3.7.3 Verantwortungsbereiche festlegen. Kompetenzen bestimmen.

3.7.3.1 Kongruenzprinzip AKV

3.8 Arbeitsweise: Wie kann das Team zusammen arbeiten? Wer bevorzugt welche Kommunikationsmittel?

3.9 Dokumentation: Wie, in welcher Form soll das Projekt Dokumentiert werden? Wer sind die Adressaten der Dokumentation?

3.10 Kontrollfragen zur Planung

3.10.1 Bin ich persönlich motiviert, Zeit in DIESES Projekt zu investieren?

3.10.2 Mal ganz objektiv: Wie stehen die Erfolgsschancen?

3.10.2.1 SWOT-Analyse

3.10.2.2 Kann ich mir ein Scheitern leisten?

3.10.3 Müssen im Projektablauf irgendwo wunder geschehen?

3.10.4 Hat das Team wirklich die ausreichenden Fachkenntnisse?

3.10.4.1 Können wir die Rechtslage einschätzen?

3.10.4.2 Wenn Online Werbung geplant ist: kennt sich wirklich jemand damit aus?

3.10.5 Haben wir in den Kommunikationskanälen wirklich ALLE im Team berücksichtigt?

3.10.6 Was würde ein Optimist/Pessimist/Realist/Neutraler sagen?

3.10.6.1 Walt Disney Methode

4. Durchführung

4.1 Kick-Off

Ich finde das ist ein wichtiges Teammeeting und sollte bewusst kein Arbeitstreffen sein, sondern ein Soziales Kennenlernen.

4.2 Iterative Prozesse

4.3 Fortschrittskontrolle

4.4 Flexibel bleiben, wenn sich Dinge/Situationen ändern.

4.5 STOPP: Abschluss der Arbeiten

5. Abschluss

5.1 Projektabrechnung

5.2 Welche Ziele sind erreicht, welche nicht?

5.3 Welche Fehler haben wir gemacht?

5.4 Was können wir aus dem Projektverlauf lernen?

5.5 Auflösung des Teams

5.6 Entsteht aus dem vergangenen Projekt ein neues?